数据与观念——如何激发智能工作场所设计

是什么推动了工作场所的生产力、员工留存率和归属感呢？是员工体验。然而，员工关怀仍然是企业目前面临的最大难题之一。

如今，商界领袖认识到了员工关怀的重要性。最近，德勤的一项调查显示，84%的受访者表示改善员工体验是一个重要的需求，28%的受访者认为这是他们所在的机构2019年面临的三大最紧迫问题之一。

为了应对这一挑战，许多公司在工作场所改造项目上投入了大量资金——从翻新到搬迁装修。但这些并不总是有效的。事实上，李斯曼的研究显示，这些项目中只有34%能提高工作绩效，且精力和资金投入不足并非这一状况的成因。

问题是，工作场所设计往往被自上而下的过程所束缚，在这个过程中，关于工作场所的设想是由专家和高管团队制定的。这些设想的实现对员工没有或几乎没有好处。另一种情况是，企业采用“复制粘贴”策略，简单照搬其他公司已经成功实施的策略。

这是一种代价高昂的方法，可能会错过机会或被错误击中，更糟的是适得其反。这种方法必须改变——工作场所很复杂，人也复杂。提高员工体验的解决方案扎根于通过智能空间环境设计满足员工需求。随着使智能设计得以实现的技术和工具出现，企业可以踏上这一旅程：做出及时、明智的决策，以实现一流的员工体验。

员工体验设计专家、办公体验咨询工作室Wx的联合创始人雅尼克·维拉分享了这类设计的两个基本事实，并描述了数据驱动解决方案对有效的工作场所设计变革是多么至关重要。

在全球范围内，只有57%的员工认为所处的工作环境能让他们高效工作。

资料来源：李斯曼，下一份25万的报告

真相1：智能工作场所设计始于员工

以员工为中心的方法赋予办公环境战略逻辑和同理心。它提供了对企业各级员工如何使用办公场所的准确洞察。“特定办公空间的特征必须满足使用者的行为需求，否则就失去了目的，”雅尼克说，“但我们必须从不同的角度看待问题，以便将员工放在我们解决方案的核心位置，并开创积极变革。”

“例如，我们最近帮助一个组织在转向基于活动的工作后评估他们的办公体验。他们决定为员工创造一个安静的放松空间，然而数据显示使用率很低。这可能得出一个简单的结论：员工不需要这类空间。但是，通过进一步分析并观察附近空间的使用模式，我们发现这一安静区域紧挨着一个整天喧闹繁忙的空间。结果是，寻找安静区域的人会选择去公司员工食堂或空会议室。”

什么是基于活动的办公室内环境设计？

对智能设计的需求在基于活动的工作（ABW）环境中最为明显，很快成为“开放计划”工作的主要替代方案，它认可移动工作状态：员工可以根据他们的任务在办公场所选择具体工作地点。其目的是通过办公体验设计来满足特定需求，以支持协作、灵活性、创造性和创新。

真相2：智能工作场所设计基于数据

工作场所设计的总体方法应该是经验性的，依靠测量、观察和理想的集成数据仪表板来通知、识别和评估解决方案。这种方法有助于消除“沉默”设计错误，确保员工需求始终处于中心位置。“数据让我们深入洞察现有的员工体验，以及选择和设计有助于创造最佳办公体验的解决方案所需的知识。”雅尼克说。

“例如，假设你的企业已经创建了一个创新空间来激发高效工作，你必须持续评估它是否被使用、用于什么以及由谁使用。如果它没有被使用，为什么？这些典型问题数据可以回答你。有了这些洞察，你将更有能力做出正确决策，预测或处理错误，并相应地对企业办公环境做出长期调整。”

对员工高效工作能力影响最大的特征是：工位之间的空间、分隔和噪音水平。

资料来源：李斯曼，下一份25万的报告

何时需要进行智能工作场所设计？

简短的答案是“一直需要”。“当缺乏理解时，我们开始发现办公环境建立在猜测、设计不当和笨拙的宏观空间分区之上，”雅尼克说，“想象一下，安静空间位于嘈杂区域、储物柜和衣帽间旁边，就无法满足需求。由于混乱的工位和室内环境设计降低了团队领导的可见度。在日常工作中，这一切都会滋生摩擦和不和谐。”

有效的测量和设计策略可以帮助企业避免这类代价高昂的错误。实施一种新的设计方法虽然看上去困难重重，但这是关键的一步——创造一个适合每位员工的办公环境。数据和用户驱动的设计对于希望开展以下活动的公司来说至关重要：

• 规划新办公室的空间需求。包括定义一个优化的弹性率（或理想情况下为每个团队定制一个弹性率），将办公空间模块化以减少过度拥挤，以及确定会议室和活动室的数量和最佳面积。

• 评估当前的办公体验并发现改进机会。这可以消除感知偏差，发现噪音、视觉干扰等痛点，并找到减少这些痛点的机会（例如封闭的私密空间）。

• 设计和选择使办公空间相互连通的技术。它通过使员工能够交流、预订活动或资源、申请服务的集成技术，支持正在进行的数字变革。

• 提高办公体验、生产力和协作。通过减少“高级空间”的冲突，更新不充分或冗余的技术，或者减少员工从一项活动转移到另一项活动时的摩擦。

• 智能节省空间。这有助于解决常见的空间浪费问题，确保节省费用，并促进建筑物的有效利用，以帮助改善从协作到能源管理的一系列问题。

案例：办公室内环境设计的数据挖掘

索迪斯的全资子公司Wx咨询工作室，宣布将翻新一家大型矿业公司的区域总部布局的办公布局，首先对其实施进行分析，以更好地了解各种空间的使用情况以及每个空间内的员工需求。

采用灵活的办公布局，楼层由12个不同的空间组成，包括各种社区、公司员工餐厅、安静区域、会议室等等。Wx的分析发现了办公空间的持续错误使用、过度拥挤和家具的不正确摆放。

这些发现有助于为企业战略提供信息，并得出减少未充分利用空间的解决办法，实施更好的会议室管理系统，增加适应性强、可移动的家具。永久性传感器解决方案持续跟踪空间占用情况，并提供见解。

 

工作场所设计的测量事项

在正确的时间抓取和分析正确的数据，可以确保深入、准确地理解员工体验。它还确保办公空间改善的价值可以量化。

总之，基于假设的设计忽略了办公空间存在的真正原因：为使用者提供支持并带来价值。基于可靠测量的决策更有可能创造出让员工重新焕发活力的体验，从而开启办公空间的改善。

发现Wx

Wx是一家咨询工作室，是索迪斯的全资子公司。它通过人体学、物联网和数据科学帮助公司量化和改善办公体验。从“以人为本”进行工作场所设计的愿景出发，Wx工作室开发了一种利用数据分析优化员工体验的方法。联系我们了解关于Wx的更多信息。